Podróże służbowe zmuszają do dostosowania rutynowych procedur w zakresie bezpieczeństwo i ochrony danych. Profesjonalista, który dużo podróżuje, musi nieustannie monitorować ryzyko utraty lub wycieku informacji, zarówno cyfrowych, jak i dokumentów papierowych. W niniejszym opracowaniu przedstawione zostaną kluczowe zasady, dzięki którym zwiększysz poziom zaufania do własnych działań i zminimalizujesz potencjalne zagrożenia podczas delegacji.
Planowanie podróży służbowej i ocena zagrożeń
Przed każdą wyjazdem warto przeprowadzić analizę ryzyka. Obejmuje ona ocenę regionu, w którym przebywasz, a także infrastrukturę teleinformatyczną w miejscu docelowym. Przestępcy coraz częściej wykorzystują publiczne sieci Wi-Fi do ataków typu phishing i przechwytywania danych uwierzytelniających.
Etapy przygotowania obejmują:
- Sprawdzenie lokalnych przepisów dot. ochrony danych i prywatności;
- Weryfikację dostawców usług telekomunikacyjnych;
- Zaplanowanie alternatywnych metod komunikacji;
- Wybór hoteli z reputacją dbałości o prywatność gości.
Długofalowe planowanie pozwala zidentyfikować potencjalne luki w zabezpieczeniach. Już na etapie rezerwacji warto zwrócić uwagę na obiekty posiadające certyfikaty ISO oraz systemy monitoringu w pokojach i korytarzach.
Istotne jest również skoordynowanie działań z zespołem IT w siedzibie firmy. Ustal procedury awaryjne i odwzoruj procesy odzyskiwania dostępu w przypadku utraty sprzętu lub przejęcia konta. Dzięki temu każdy pracownik podróżujący służbowo będzie miał wsparcie w sytuacjach krytycznych.
Bezpieczne przechowywanie i przesyłanie danych
Podstawowym elementem ochrony danych jest zastosowanie Szyfrowanie end-to-end. Dokumenty oraz pliki powinny znajdować się w zaszyfrowanych kontenerach lub nośnikach zabezpieczonych hasłem o odpowiednim stopniu złożoności.
Ochrona plików lokalnie
Na urządzeniach przenośnych (laptop, tablet) zainstaluj oprogramowanie do szyfrowania dysków. Wersje cloudowe dokumentów warto przechowywać w usługach oferujących dodatkowe zabezpieczenie w postaci uwierzytelnianie dwuskładnikowego.
- Wyłącz automatyczną synchronizację w niezaufanych sieciach;
- Regularnie aktualizuj aplikacje biurowe i bezpieczeństwa;
- Wykonuj kopie zapasowe (backup) w trybie offline, np. na zaszyfrowanych pendrive’ach.
Bezpieczna transmisja
Podczas pracy w miejscach publicznych korzystaj z VPN. Tunneling ruchu chroni przed przechwyceniem danych przez osoby trzecie. Upewnij się, że dostawca VPN ma politykę zerowej logów i korzysta z protokołów OpenVPN lub WireGuard.
Zwracaj uwagę na certyfikaty TLS w przeglądarce oraz na to, czy serwer pocztowy korzysta z bezpiecznych portów (SMTP Secure, IMAP Secure). Unikaj wysyłania załączników w postaci niezaszyfrowanych plików Excel czy Word.
Ochrona urządzeń mobilnych i sieci publicznych
Smartfony oraz tablety są równie cenne jak laptopy, ponieważ coraz częściej służą do wykonywania kluczowych zadań służbowych. Aby uniknąć infekcji malware, korzystaj wyłącznie z oficjalnych sklepów z aplikacjami i regularnie skanuj urządzenie programem antywirusowym.
Utrzymanie aktualności oprogramowania
System operacyjny i aplikacje muszą być zawsze zaktualizowane. Producenci często udostępniają łaty krytyczne związane z lukami w zabezpieczeniach, a ich pominięcie zwiększa ryzyko ataku.
Bezpieczne łączenie się z Internetem
Publiczne hotspoty wi-fi to jedno z największych zagrożeń podczas podróży służbowych. Unikaj łączenia się z sieciami otwartymi. Jeśli nie masz dostępu do VPN, skorzystaj z mobilnego hotspota z własnego telefonu lub tokenu 4G/5G.
- Włącz zaporę sieciową (firewall) na wszystkich urządzeniach;
- Wyłącz funkcje automatycznego łączenia się z siecią;
- Ustaw statyczne adresy IP tam, gdzie to możliwe.
Dodatkowo warto skorzystać z dedykowanych aplikacji do zarządzania połączeniami, które blokują podejrzane domeny i filtrują ruch sieciowy w czasie rzeczywistym.
Postępowanie w sytuacjach kryzysowych
Pomimo wszelkich działań prewencyjnych, nigdy nie można wykluczyć zdarzeń nieprzewidzianych. Utrata sprzętu lub wyciek kluczowych danych wymaga szybkiej reakcji, by zapobiec eskalacji incydentu.
Procedura raportowania
- Natychmiastowe zgłoszenie zdarzenia do działu IT;
- Blokada kont dostępowych i zmiana haseł;
- Przeprowadzenie analizy forensycznej w celu wykrycia źródła ataku;
- Powiadomienie odpowiednich organów (jeśli sytuacja tego wymaga) zgodnie z polityką RODO.
Odrabianie strat
Skuteczna procedura backup umożliwia szybkie przywrócenie danych do stanu sprzed incydentu. Niezbędne jest też zbadanie, czy doszło do naruszenia poufności informacji i czy należy poinformować o tym klientów czy partnerów biznesowych.
W dniu wystąpienia incydentu warto zwołać zespół kryzysowy, który oceni wpływ wydarzenia na działalność organizacji oraz zaplanuje działania naprawcze. Starannie opracowany plan awaryjny może zadecydować o płynności operacji i ochronie reputacji firmy.
